一、文档管理人员必须认真做好文件、资料的收发、收集、保管和使用，维护文书档案资料的完整和安全。严格执行保密制度，严禁文件外传。

二、对来文要认真查收、及时登记、及时呈送会长或副会长阅批，做到收文、批文及时。

三、收到文件首先送请秘书长分批后，再呈送会长阅批。对会长批注的意见要及时反馈分管副会长或相关人员。

四、对传阅办理完毕的文件要及时进行清点，防止文件丢失，发现短缺及时查找、入柜保存。

五、本商会产生的文件，用印后一式两份同会长签发原件存档，并按文件规定分发范围及时分送。

六、文档管理人员要保管好商会的各类文书，并对商会文书进行分类、整理后立卷、归档，以保证商会文书档案的完整性与连续性。

七、借阅档案卷宗要有登记，重要案卷要经秘书长审批，阅后要及时清退，借阅人不得随意销毁或涂改卷内文件，文档人员对退回的文件、档案要进行检查，发现问题及时处理。

八、文档管理由商会办公室负责，如发生丢失、损坏，均按有关规定对管理人员进行处理。